En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE: 

GRUPO OET S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 830.076.669-4 se constituye como una empresa colombiana, empresa líder en desarrollo de soluciones digitales para el sector transportador, logístico y asegurador que marca tendencia, genera una experiencia superior para sus clientes, orgullo para sus empleados y valor para sus accionistas, de manera sostenible. Así, busca construir relaciones duraderas basadas en la confianza, acompañar proyectos de vida y seguir alcanzando resultado s, fundamentados siempre en las personas.

Dirección Física: Carrera 13 No. 76- 12 Oficina 101 de la ciudad de Bogotá D.C.

Página Web: https://www.grupooet.com/

Teléfono: (+57) 310 782 01 04

Correo Electrónico: protecciondatos@grupooet.com

2. OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la empresa, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre el Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

3. ALCANCE

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GRUPO OET S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales.

La presente política constituye la versión 2. 0 de política de tratamiento de datos personales de la empresa, lo anterior, con base en el proceso de actualización de bases de datos que realizó la empresa dando cumplimiento a la Circular Externa 003 del 2018, esto es la actualización que debe realizar toda empresa de sus bases de datos entre el 02 de enero y el 31 de marzo de cada año a partir del 2020.

4. ALCANCE

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales1.
• Base de datos: Conjunto organizado de información que contiene los datos personales objeto de tratamiento2.
• CCTV: El Circuito cerrado de televisión (Closed Circuit Television) es un sistema de vigilancia por medio de video para fines de control de actividades, supervisión de áreas, personal, controles de seguridad.
• Causahabiente: Persona que por sucesión, representación o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
• Consentimiento: toda manifestación de voluntad, libre, expresa, inequívoca e informada, mediante la cual el cliente acepte el tratamiento de datos personales que le conciernen.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables3.
• Dato personal público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva4.
• Dato personal semiprivado: son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
• Dato personal privado: es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad).
• Dato personal sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos5.

Así mismo, “la información biométrica incluye datos sobre las características físicas (rostro, huella dactilar, palma de la mano, retina, ADN) y “comportamentales” (forma de firmar, tono de voz) de las personas. Se está empezando a explotar el uso de otros datos biométricos, denominados de segunda generación, como el análisis de ondas neuronales, la luminiscencia de la piel, la explotación remota del iris, el reconocimiento facial avanzado y el olor corporal, con grandes avances en las interfaces de los sistemas y la biometría del comportamiento”6

La Superintendencia de Industria y Comercio- SIC, ha establecido que la imagen se considera como dato biométrico y sensible “cuando son tratadas por medios técnicos específicos permita la identificación o la autenticación unívoca de una persona física”7. Por lo tanto, cualquier tratamiento que realice GRUPO OET y/o sus encargados autorizados serán únicamente en cumplimiento de los lineamientos de la Ley 1581 y concordantes, y no se podrá divulgar ningún vídeo en donde se encuentre la información sensible de los Usuarios y siempre se deberán tener medidas de anonimización de datos en caso de ser requerido.

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1 Decreto 1377 de 2013; artículo

2 Ley 1581 de 2012, artículo 3 literal b)

3 Ley 1581 de 2012, artículo 3 literal c)

4 Decreto 1377 de 2013; artículo 3 numeral 2)

5 Decreto 1377 de 2013; artículo 3 numeral 3)

6 Remolina, Nelson; Tratamiento de datos personales: aproximación internacional y cometarios a la Ley 1581 de 2012; Legis editores. Bogotá, noviembre de 2013. ISBN 978-958-767-086-8

7 SIC; Concepto 18-171259-1

• Derecho de los niños, niñas y adolescentes: El Tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes son merecedores de protección reforzada que le asegura el respeto de sus derechos fundamentales. Así que, para el tratamiento de sus datos, sus representantes legales podrán dar la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado8.

se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

• Encargado: el encargado del tratamiento es un tercero, persona natural o jurídica distinta del responsable, que trata los datos personales por cuenta de este.
• Habeas Data: el derecho de hábeas data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Oficial de Protección de datos: Es el comité designado por la empresa, que tiene las funciones de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta para cumplir el régimen de Protección de Datos Personales de Colombia. Así como la de velar por la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la empresa, bajo la orientación y lineamientos estipulados por la SIC9.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos10.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento11.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión12.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país13.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable14.
• Vídeo: Sistema que permite la grabación de imágenes y sonidos, que después puede reproducirse y verse en la pantalla de un televisor.
• Violación de Datos Personales: Es el delito establecido por la Ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, Datos Personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

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8 SIC; Cartilla Formatos Modelo para el Cumplimiento de Obligaciones establecidas en la Ley 1581 De 2012 y sus Decretos Reglamentarios; Pág. 10.

9 SIC; Guía oficial de protección de datos personales; 2023. Pág. 6.

10 Ley 1581 de 2012; artículo 3 literal e)

11 Ley 1581 de 2012; artículo 3 literal f)

12 Ley 1581 de 2012; artículo 3 literal g)

13 Decreto 1377 de 2013; artículo 3 numeral 4)

14 Decreto 1377 de 2013; artículo 3 numeral 5)

c. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f.  Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

i. Principio de responsabilidad demostrada: Incluido dentro de los artículos 26 y 27 del Decreto 1377 de 2013, y posteriormente regulado por la Cartilla de Responsabilidad Demostrada o Accountability, en el cual se estableció la obligación en cabeza de los Responsables del Tratamiento de Datos Personales. De conformidad al artículo 27 del Decreto 1377 de 2013, se estableció la obligación de implementar: • Que en la organización exista una estructura administrativa proporcional a la estructura del Responsable para implementarlas

1. Que se adopten mecanismos internos para poner en práctica las políticas que incluyan herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación
2. La adopción de procesos para la atención de reclamos y consultas de los titulares
3. La adopción de procesos para la atención de reclamos y consultas de los titulares

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;

c. Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal, GRUPO OET S.A.S., recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b. Datos de naturaleza pública;

c. Casos de urgencia médica o sanitaria;

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. DEBERES DE GRUPO OET S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRUPO OET S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRUPO OET S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la empresa como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

a. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.

b. Suscribir y ejecutar el contrato de trabajo.

c. Realizar el tratamiento de cualquier documentación del trabajador, de forma escrita y/o en cualquier formato, allegada a GRUPO OET durante su relación laboral GRUPO OET.

d. Cumplir con las obligaciones, cargas y deberes propios de GRUPO OET como empleador durante toda la relación laboral con el empleado, de conformidad a la Ley laboral colombiana u órdenes conexas impartidas por autoridades competentes, contrato laboral, el Reglamento Interno de Trabajo, en las cuales se encuentran las siguientes: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y realizar el pago correspondiente a los aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas de aportes, emisión de certificados solicitados por el empleado de conformidad a sus derechos laborales, así como el suministro de información a las entidades judiciales y/o administrativas que lo requieran.

e. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con el Empresa.

f. Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

g. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.

h. Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.

i. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con el Empresa.

j. Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

k. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.

l. Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.

m. Contactar a familiares en casos de emergencia.

n. Dar gestión y control a la nómina

o. Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.

p. Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los trabajadores.

q. Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores

r. Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página web como soporte de las actividades realizadas.

s. Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa de acuerdo a las disposiciones que emita el Gobierno Nacional.

t. Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.

u. Tomar imágenes y fotográficas necesarias para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.

v. Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa.

w. Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.

x. Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.

y. Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.

z. entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.

aa. Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.

bb.Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.

cc.Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por empleados activos y no activos, terceros o los mismos colaboradores.

dd.Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.

ee.Tratándose de excolaboradores, Grupo OET S.A.S. almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el excolaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.

ff.Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por empleados activos y no

activos, terceros o los mismos colaboradores.

gg. Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.

hh.Verificación del cumplimiento de todos los manuales, protocolos y políticas de la compañía.

ii. Conservar y administrar la información de la relación laboral con el titular durante el término legal.

jj. Promover, invitar, preinscribir, inscribir, o enviar comunicaciones de los eventos, cursos, seminarios, capacitaciones y/o servicios de GRUPO OET.

kk. Contactar a familiares y/o representantes en casos de emergencia médica y/o siniestros.

ll. Recolectar, almacenar, circular, transferir o transmitir los datos personales a través de sistemas informáticos propiedad de GRUPO OET o de terceros con autorización y protegiendo la confidencialidad de estos.

mm. Llevar a cabo control, seguimiento y evaluación de las actividades y gestiones de los trabajadores de conformidad con los protocolos internos de GRUPO OET.

nn.Enviar información vía whatsapp, teléfono, correo electrónico personal y corporativo o cualquier otro tipo de comunicación con el fin de informarle sobre aspectos relacionados con la empresa o su relación contractual.

oo.Uso de los datos del empleado en caso de haber sido participe y/o involucrado directa o indirectamente en una violación de datos personales y/o delitos informáticos al GRUPO OET.

pp.Para la realización de consultas y verificaciones en listas de riesgo, portales de información pública para la administración del riesgo del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo- SARLAFT, SIPLAFT y/u otros riesgos asociados.

GRUPO OET S.A.S. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre el GRUPO OET S.A.S. y el empleado.

GRUPO OET S.A.S. trata datos personales sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por GRUPO OET S.A.S. para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, GRUPO OET S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.

9.2 Tratamiento de datos personales de Aprendices SENA:

GRUPO OETS.A.S.recolecta los datos personales de sus aprendices SENA y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los aprendices SENA del GRUPO OET S.A.S. serán:

a. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, en especial a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002 así como sus Decretos Reglamentarios.

b. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

c. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de vinculación de aprendices.

d. Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

e. Gestionar las funciones desarrolladas por los aprendices.

f. Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa práctica.

g. Contactar a familiares en casos de emergencia.

h. Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por aprendices SENA, terceros o los mismos colaboradores.

i. Verificación del cumplimiento de todos los manuales, protocolos y políticas de la compañía.

j. Conservar y administrar la información de la relación con el titular durante el término legal.

k. Promover, invitar, preinscribir, inscribir, o enviar comunicaciones de los eventos, cursos, seminarios, capacitaciones y/o servicios de GRUPO OET.

l. Contactar a familiares y/o representantes en casos de emergencia médica y/o siniestros.

m. Recolectar, almacenar, circular, transferir o transmitir los datos personales a través de sistemas informáticos propiedad de GRUPOOETo de terceros con autorización y protegiendo la confidencialidad de estos.

n. Llevar a cabo control, seguimiento y evaluación de las actividades y gestiones de los aprendices SENA de conformidad con los protocolos internos de GRUPO OET.

o. Enviar información vía whatsapp, teléfono, correo electrónico personal y corporativo o cualquier otro tipo de comunicación con el fin de informarle sobre aspectos relacionados con la empresa o su relación contractual.

p. Uso de los datos de los aprendices SENA en caso de haber sido participe y/o involucrado directa o indirectamente en una violación de datos personales y/o delitos informáticos al GRUPOOET.

q. Para la realización de consultas y verificaciones en listas de riesgo, portales de información pública para la administración del riesgo del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo- SARLAFT, SIPLAFT y/u otros riesgos asociados.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del postulante con la empresa que en ningún caso podrá ser superior a dos (2) años, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.3. Tratamiento de datos personales de clientes:

GRUPO OET S.A.S. recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de GRUPO OET S.A.S.

serán:

a. Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.

b. Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.

c. Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.

d. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.

e. Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

f. Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y post contractual.

g. Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa

h. Garantizar la prestación de servicios de desarrollo de soluciones digitales para el sector transportador, logístico y asegurador

i. Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud de la Ley 1581 de 2012.

j.Realizar actividades de prospección comercial y marketing.

k. Evaluar el servicio de atención al cliente y realizar encuestas de satisfacción.

l. Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad.

m. Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el cliente a través de los canales de atención.

n. Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación contractual, invitarlo a capacitaciones o con el portafolio de servicios.

o. Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la finalización de la relación contractual.

p. Recibir información por parte del Grupo OET respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros; recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.

q. Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios financieros, incluyendo la gestión de cobranza.

r. Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.

s. Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.

t. Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines.

u. Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con cualquier entidad de Grupo OET, con entidades financieras o comerciales, operador de información, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar que en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.

v. Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.

w. Para la realización de consultas y verificaciones en listas de riesgo, portales de información pública para la administración del riesgo del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo- SARLAFT, SIPLAFT y/u otros riesgos asociados.

x. Verificación del cumplimiento de todos los manuales, protocolos y políticas de la compañía.

y. Conservar y administrar la información de la relación con el titular durante el término legal.

z. Promover, invitar, preinscribir, inscribir, o enviar comunicaciones de los eventos, cursos, seminarios, capacitaciones y/o servicios de GRUPO OET.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.3 Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas

GRUPOOETS.A.S.recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores y Contratistas de

GRUPO OET S.A.S. serán:

a. Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o contratistas.

b. Llevar un control de los aportes realizados al sistema de seguridad social por parte de los contratistas

c. Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.

d. Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias

e. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.

f. Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.

g. Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.

h. Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales.

i. Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.

j. Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de Grupo OET S.A.S.

k. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y post contractual.

l. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

GRUPO OET S.A.S. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de GRUPO OET S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, GRUPO OET S.A.S. devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor y los médicos contratistas con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.4 Tratamiento de datos personales de accionistas:

GRUPO OET S.A.S. recolecta los datos personales de sus accionistas los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas serán:

a. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista

b. Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía

c. Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad.

d. Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.

e. Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.

f. Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.

g. Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.

h. Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.

i. Convocarlo o invitarlo a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a las que deba asistir por su calidad de accionista.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de existencia de la sociedad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.5 Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso:

GRUPO OETS.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes a través de planillas y encuestas que pueden incluir datos personales sensibles como la temperatura o el estado de salud de terceros lo anterior dando cumplimiento a los protocolos de bioseguridad de la Empresa. Dicha información es almacenada en una base de datos la cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de GRUPO OET S.A.S. serán:

a)Asegurar el ingreso a las instalaciones del Empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.

a. Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.

b. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior del Empresa.

c. Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

d. Dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad implementados por la Empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

De acuerdo con lo estipulado en la CircularExterna008de2020de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.

9.6 Tratamiento de datos personales de la Página Web y aplicación

GRUPOOETS.A.S.recolecta datos personales de terceros interesados a través de su página web y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en página web de GRUPO OET S.A.S. serán:

a. Permitir la comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de contáctenos.

b. Publicar eventos o noticias de interés.

c. Recepcionar y dar trámite a las quejas y reclamos de los terceros.

d. Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.

e. Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad

f. Dar a conocer el portafolio de servicios de la empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero o usuario a través de un contrato o autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

9.7Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia

GRUPO OETS.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia

de GRUPO OET S.A.S. serán:

a. Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.

b. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.

c. Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados y contratistas en las instalaciones de la empresa.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a GRUPOOET S.A.S.como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte(20)días

contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

9.8Tratamiento de datos personales de Control Biométrico

GRUPOOET S.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de GRUPO OET S.A.S. serán:

a. Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.

b. Permitir acceso sólo al personal autorizado.

c. Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados en las instalaciones de la empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a la duración de la relación laboral con el trabajador.

9.9 Tratamiento de datos personales de Prospectos de Clientes:

GRUPOOETS.A.S. cuenta con un registro de Prospectos de Clientes, cuya información a sido recolectada por parte de Empresa previa autorización expresa del Titular a través de eventos o a través del diligenciamiento de solicitudes de cotizaciones por parte de los mismos. GRUPOOETS.A.S.almacena dicha información en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Prospectos de Clientes de GRUPO OET S.A.S. serán:

a. Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.

b. Enviar información de proyectos ofertados por la empresa a las personas interesadas.

c. Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Empresa para acceder a un proyecto, convenio o contrato.

d. Realizar actividades de prospección comercial y operaciones de marketing.

e. Dar trámite a las consultas, quejas o reclamos presentados por los titulares.

f. Para realizar informes de gestión y estadísticas internas.

g. Garantizar el ejercicio de su derecho de Habeas Data (Consultas, quejas y reclamos sobre

actualización, corrección, supresión o eliminación de datos).

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el prospecto a través de una autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al establecido a través de la autorización otorgada por el prospecto para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

9.10  Tratamiento de datos personales de los candidatos oaspirantes de procesos de selección:

GRUPOOETS.A.S.recolecta los datos personales de los candidatos o aspirantes de los procesos de selección adelantados por el Empresa y los almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes de los proceso s de selección adelantados por GRUPO OET S.A.S. serán:

a. Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.

b. Envío de comunicaciones programadas por el Empresa para realizar diferentes pruebas de selección.

c. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección.

d. Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.

e. Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.

f. Realizar estudios de seguridad y visitas domiciliarias.

Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a formar parte de un “BancodeTalento”,el cual el Empresa como Responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados durante el proceso de selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

GRUPO OET S.A.S. actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

De otro lado, cuando GRUPO OET S.A.S. decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

GRUPOOETS.A.S.no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad; sin embargo, de forma particular la Empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, así como el cumplimiento de la jornada familiar (Ley 1857 de 2017), y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud, la recreación y el derecho a la familia.

En todo caso, GRUPOOETS.A.S.recolectará cuando corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.

12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía, Dr. Juan Camilo Rodríguez Guerrero, Oficial de Protección de Datos personales de Grupo OET S.A.S.

La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: protecciondatos@grupooet.com o a través de comunicación escrita radicada en la siguiente dirección: Carrera 13 No. 76- 12 Oficina 101 de la ciudad de Bogotá D.C.

12.1 Consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de GRUPO OET

S.A.S. y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo de diez(10) díashábiles

contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso

podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.2 Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de GRUPO OET S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante GRUPO OET S.A.S. la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a GRUPO OET S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que GRUPO OET S.A.S. reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.

1. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.

2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD

1. Estar dirigida a GRUPO OET S.A.S.
2. Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
3. Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
4. El objeto de la petición.
5. Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
6. Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos).

Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

12.3 Requisito de procedibilidad

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.

12.4 Petición de actualización y/o rectificación

GRUPO OET S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular

deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

13. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a GRUPOOETS.A.S.la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

c. Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GRUPO OET S.A.S.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto GRUPOOETS.A.S.podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

14. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

GRUPO OET S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

15. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del 15 de enero de 2024.

TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE LOS SERVICIOS DE GRUPO OET S.A.S.

Última actualización: 01 de julio de 2025.

1. Objeto de los Términos y Condiciones

El presente documento establece los términos y condiciones bajo los cuales el usuario (en adelante, el “Usuario”) podrá acceder y utilizar los servicios ofrecidos por Grupo OET S.A.S. (en adelante, “Grupo OET”).

Estos términos complementan y hacen parte de la relación jurídica entre Grupo OET y el Usuario, y describen los derechos y obligaciones de ambas partes al utilizar nuestros servicios. En particular, se definen los siguientes aspectos:

1. Obligaciones de Grupo OET: cómo prestamos, desarrollamos y mejoramos nuestros servicios.
2. Obligaciones del Usuario: reglas de uso adecuado de los servicios.
3. Propiedad intelectual: derechos sobre el contenido disponible en nuestras plataformas.
4. Solución de conflictos: mecanismos ante controversias o incumplimientos.
5. Consentimiento: uso de los servicios implica la aceptación expresa de estos términos.
6. Política de tratamiento de datos personales: si bien no forma parte de este documento, recomendamos su lectura para conocer cómo tratamos tu información personal conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable.

2. Información del Prestador de Servicios

Los servicios son prestados por:

Grupo OET S.A.S.

Sociedad por Acciones Simplificada domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C.,

República de Colombia, conforme a la legislación colombiana.

Dirección: Carrera 13 No. 76 – 12 Oficina 101, Bogotá D.C.

Teléfono: (601) 9160800 Sitio web: www.grupooet.com

Correo: contacto@grupooet.com

3.            Requisitos de Edad Mínima

El uso de los servicios está restringido a personas mayores de dieciocho (18) años. En caso de no cumplir con este requisito, queda prohibido el acceso y uso de los mismos.

4.            Relación Jurídica con Grupo OET

Al utilizar las aplicaciones de Grupo OET, el Usuario acepta y se adhiere a estos Términos. Dicha relación se rige por los presentes términos, el contrato de prestación de servicios (SAS) Avansat, documentos Anexos y se materializa con el uso efectivo de los servicios.

Los términos aplican tanto si el Usuario accede directamente a los servicios de Grupo OET como si lo hace a través de un tercero con el cual tenga una relación contractual (cliente, proveedor, aliado, entre otros).

5.            Servicios Prestados

Grupo OET presta servicios tecnológicos en la nube dirigidos al sector de transporte de carga, logística y asegurador en Colombia, México, Guatemala, Panamá, Chile y otros países de la Región. Los servicios incluyen, sin limitarse a:

• Aplicaciones Avansat TMS en sus versiones Básico, Pyme, Empresarial, Gestión Logística, Financiero y Carga.

• Plataformas:
  • Administración de Seguros (ADS)
  • Parque Automotor Disponible (PAD)
  • Redistica.
  • Evaluación y Mejoramiento Empresarial (EME)
  • Sistema de Planeación y Gestión (SPG)
• Servicios integrados entre las aplicaciones y plataformas mencionadas.

6.            Evolución y Mejora de los Servicios

Grupo OET se reserva el derecho de introducir mejoras, funcionalidades adicionales y nuevas tecnologías en sus servicios, incluyendo desarrollos en inteligencia artificial y automatización de procesos. Tales mejoras podrán ser implementadas sin necesidad de notificación previa, salvo disposición legal en contrario.

7.            Políticas de Seguridad de la Información para Usuarios Finales

• Responsabilidades del Usuario en Seguridad

El Usuario se compromete a:

• Gestión de credenciales: Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (usuario y contraseña)
• Contraseñas seguras: Utilizar contraseñas robustas que cumplan con los estándares de seguridad establecidos
• Acceso autorizado: No compartir sus credenciales con terceros no autorizados
• Notificación de incidentes: Reportar inmediatamente cualquier sospecha de compromiso de seguridad
• Actualización de información: Mantener actualizada su información de contacto para recibir alertas de seguridad
• Cierre de sesión: Cerrar sesión al finalizar el uso de las aplicaciones, especialmente en equipos compartidos

7.2. Uso de Dispositivos y Conexiones

El Usuario debe:

• Utilizar dispositivos seguros y actualizados para acceder a las aplicaciones
  • Evitar el acceso desde redes públicas no seguras para operaciones sensibles
  • Mantener actualizado el software antivirus en sus dispositivos
  • No utilizar dispositivos compartidos o públicos para acceder a información confidencial

7.3. Protección de Datos

El Usuario se obliga a:

• No almacenar datos sensibles en dispositivos no autorizados
• Cumplir con las políticas de clasificación y manejo de información
• No realizar capturas de pantalla o copias no autorizadas de información confidencial
• Reportar cualquier pérdida o exposición accidental de datos

8.            Obligaciones del Usuario

El acceso y uso de los servicios implica la aceptación expresa de los siguientes compromisos:

8.1. Cumplimiento normativo y contractual

El Usuario se obliga a respetar estos términos, así como las condiciones específicas de cada servicio y las políticas de seguridad establecidas.

8.2. Uso adecuado de cuentas

• Está prohibida la creación de múltiples cuentas con fines indebidos, elusión de restricciones, automatización, o comercialización de cuentas.
• La creación de cuentas mediante sistemas automatizados está expresamente prohibida.

8.3. Conductas prohibidas

El Usuario se abstendrá de:

• Difundir software malicioso, virus, troyanos u otros elementos perjudiciales.
• Acceder a cuentas de terceros sin autorización o suplantar identidades.
• Utilizar los servicios para realizar fraudes, engañar usuarios o vulnerar datos.
• Involucrar menores de edad, directa o indirectamente.
• Infringir derechos de autor, marcas, patentes u otros derechos de propiedad intelectual.
• Acosar, intimidar o amenazar a otros usuarios.
• Realizar o promover actividades ilícitas mediante nuestros servicios.

8.4. Respeto y convivencia

El Usuario deberá mantener una conducta respetuosa hacia otros usuarios y Grupo OET. Esto incluye:

• Cumplir la normativa vigente.
• No causar daño ni interferir con el funcionamiento de los servicios.
• No incurrir en conductas abusivas, difamatorias o agresivas.

8.5  Permiso sobre contenido

Si el Usuario decide subir, transferir o compartir contenido a través de los servicios, declara contar con los derechos necesarios y garantiza que dicho contenido no vulnera ninguna disposición legal ni derechos de terceros.

8.6  Otras Obligaciones del Usuario

8.6.1 Emplear los servicios de conformidad con la ley, de tal manera que EL Usuario sea el único responsable por el uso que le dé al servicio y a la información que registra en la aplicación.

8.6.2 Ajustar y adquirir los equipos que utilice o vaya a utilizar para el uso del servicio, de acuerdo con las instrucciones técnicas entregadas por Grupo OET, en especial aquellas referentes a las conexiones a Internet, las cuales corren por cuenta de EL Usuario.

8.6.3 Informar a los usuarios finales sobre las mejoras y actualizaciones reportadas por Grupo OET, Y F.) Gestionar ante Grupo OET la entrega de copias de seguridad de la información.

8.6.4 Reportar a Grupo OET oportunamente y por escrito el cambio del administrador del sistema.

8.6.5 Respetar los sistemas y normas de seguridad, incluyendo el uso de claves, identificación y otros, y responder porque las personas asignadas para la manipulación del servicio tengan la idoneidad, honorabilidad y calidades profesionales y humanas necesarias para evitar daños culposos o dolosos en los equipos o sistemas de propiedad de Grupo OET o de sus clientes o una mala utilización de la información almacenada en la Aplicación.

8.6.6 Hacer uso adecuado y responder por cualquier violación de las claves correspondientes a los usuarios del sistema asignados a EL Usuario. El Usuario es responsable de asignar los usuarios y contraseñas que tendrán acceso a la Aplicación.

8.6.7 En caso de presentarse fallas en los servicios, verificar que sus propios elementos, equipos o sistemas y los que no sean suministrados por Grupo OET se encuentren en buen estado y funcionando, antes de hacer cualquier reporte de daños a Grupo OET a fin de evitar pérdida de tiempo y gastos innecesarios.

8.6.8 Emplear las medidas de seguridad del caso para mantener la confidencialidad de la información que transmite, siempre que ésta fuere necesaria.

8.6.9 Contar con las autorizaciones correspondientes sobre la información que incluya, modifique o manipule utilizando La Aplicación en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y normatividad aplicable en la protección de datos personales, por cuanto el Usuario actúa como responsable de tratamiento de datos personales, así como responder en caso de que Grupo OET se vea sometido a cualquier demanda o reclamación por incumplimiento de esta obligación.

8.6.10 Atender a lo establecido en el ANEXO 1. ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (ANS) PARA SERVICIOS DE APLICACIONES (ASP)

9.            Gestión de Incidentes de Seguridad

9.1 Reporte de Incidentes

El Usuario debe reportar inmediatamente cualquier incidente de seguridad a través de los canales establecidos por Grupo OET incluyendo:

• Accesos no autorizados sospechosos
• Pérdida o robo de credenciales
• Comportamiento anómalo en las aplicaciones
• Intentos de phishing o ingeniería social

9.2. Procedimiento de Respuesta

Grupo OET implementará las medidas necesarias para investigar y resolver los incidentes reportados, pudiendo incluir la suspensión temporal del acceso como medida preventiva.

10.          Propiedad Intelectual

EL Usuario se abstendrá de usar o explotar de cualquier forma los derechos de propiedad intelectual de Grupo OET, incluidos sus signos distintivos (es decir, marcas, enseñas y lemas comerciales), patentes de invención, modelos de utilidad, diseños industriales y todos aquellos de los que tenga conocimiento por razón de la prestación del servicio o por cualquier otra causa. Así mismo, se abstendrá de publicar o explotar económicamente las copias o reproducciones que les sean remitidas por Grupo OET (tales como textos, grabaciones, fotos, creaciones, contratos, etc.)

La propiedad Intelectual de La Aplicación y el material, idea, concepto, conocimiento («Know How») o técnica relacionada con la misma será de propiedad de Grupo OET, en especial los derechos de autor sobre el código fuente, soporte lógico, manuales y documentación complementaria que conforman La Aplicación.

El uso de los servicios no transfiere al Usuario ningún derecho de propiedad intelectual sobre los mismos, salvo la licencia de uso limitada, revocable, no exclusiva e intransferible otorgada por Grupo OET para acceder a los servicios conforme a estos términos.

La información o contenido que el Usuario introduzca en las plataformas seguirá siendo de su titularidad.

11.          Uso de los Servicios de Grupo OET

El Usuario será el único responsable por el uso que realice de su cuenta dentro de los servicios prestados por Grupo OET. En consecuencia, deberá adoptar todas las medidas necesarias para proteger su cuenta y credenciales de acceso. Se recomienda utilizar de forma periódica las herramientas de revisión de seguridad ofrecidas por Grupo OET.

Grupo OET almacenará la información registrada por el Usuario en sus aplicaciones por un período de cinco (05) años, contados a partir de su recolección o de la última interacción del Usuario con los servicios. Vencido dicho término, la información podrá ser eliminada de conformidad con la legislación vigente. El Usuario podrá solicitar el acceso a su información correspondiente a los últimos cinco (05) años, identificándose mediante un ID y dirigiéndose al área de soporte de Grupo OET o escribiendo al correo electrónico contacto@grupooet.com. Esta solicitud será atendida dentro del plazo legal establecido.

12.          Uso de los Servicios en Representación de una Persona Jurídica

En caso de que los servicios sean utilizados en nombre y representación de una persona jurídica, se deberán observar las siguientes consideraciones:

12.1 El representante legal o apoderado debidamente facultado acepta expresamente estos Términos y Condiciones en nombre de la entidad con la suscripción del respectivo contrato de prestación de servicios y el uso de las aplicaciones de Grupo OET.

12.2 El administrador del sistema podrá asignar cuentas a los usuarios internos de la organización y establecer políticas adicionales, incluyendo el acceso, control y desactivación de las cuentas asignadas.

12.3 Se deben cumplir las políticas corporativas de seguridad de la información.

13.          Comunicaciones Relacionadas con los Servicios

Para la correcta prestación de los servicios, Grupo OET podrá enviar al Usuario notificaciones técnicas, administrativas y comerciales, incluyendo anuncios de servicio.

Para más información sobre el tratamiento de datos personales y comunicaciones, se deberá consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales de Grupo OET S.A.S.

En caso de que el Usuario remita a Grupo OET sugerencias, comentarios o propuestas de mejora, estos podrán ser utilizados sin que ello genere obligación alguna a cargo de Grupo OET, ni derecho de compensación al Usuario.

14.          Propiedad Intelectual sobre los Servicios

El Usuario no podrá copiar, modificar, distribuir, vender, alquilar ni utilizar con fines comerciales ninguna parte de los servicios, del software, ni de los activos intangibles protegidos (como marcas, know-how, código fuente, entre otros), salvo autorización expresa y escrita de Grupo OET.

Grupo OET le otorga al Usuario una LICENCIA DE USO de la Aplicación, en virtud de la cual podrá utilizar, tener acceso, mostrar, ejecutar o de otra manera interactuar con la aplicación en cualquier equipo, computadora, estación de trabajo, terminal, celular u otro dispositivo electrónico digital, que tenga acceso a Internet. Durante la utilización de la Aplicación, El Usuario podrá incluir, modificar, eliminar y consultar información.

14.1 La LICENCIA DE USO impone las siguientes limitaciones a El Usuario:

14.1.1 El Usuario no podrá modificar el código fuente, utilizar técnicas de ingeniería inversa, descompilar ni desensamblar La Aplicación.

14.1.2 El Usuario no podrá alquilar ni arrendar La Aplicación.

14.1.3 El DERECHO DE USO sobre la Aplicación se concede como producto único. Sus partes componentes no pueden separarse para su utilización independiente ni para combinarlo con programas o aplicaciones distintas, salvo que las partes acuerden la posibilidad de combinarlo con programas o aplicaciones distintas, acuerdo que deberá constar en un otrosí firmado por las partes.

14.1.4 Grupo OET se reserva todos los derechos que no se conceden expresamente.

14.1.5 Asimismo, queda expresamente prohibido realizar ingeniería inversa, descompilación o cualquier intento de obtener el código fuente de los servicios prestados.

15.          Garantía sobre los Servicios

Grupo OET presta sus servicios con un nivel de diligencia y competencia razonables, de acuerdo con los estándares del sector. En caso de que el Usuario considere que los servicios no cumplen con dichos estándares, deberá notificarlo oportunamente a Grupo OET, quien intentará resolver la situación de manera diligente.

16.          Exclusión de Garantías

Las únicas garantías aplicables a los servicios de Grupo OET serán aquellas expresamente:

• Incluidas en la cláusula anterior,
• Establecidas en el contrato de prestación de servicios suscrito con la empresa que contrata los servicios,
• Mencionadas en términos adicionales específicos,
• O previstas por la legislación vigente.

Grupo OET no otorga garantías implícitas, incluyendo, pero sin limitarse a, garantías de comerciabilidad, adecuación a un fin específico o ausencia de infracción.

17.          Responsabilidad

Grupo OET responderá únicamente por los daños que sean consecuencia directa de un incumplimiento de estos términos, en la medida en que lo permita la legislación aplicable.

El Usuario se obliga a mantener indemne a Grupo OET, sus representantes, empleados y contratistas frente a cualquier reclamación, demanda, sanción o procedimiento judicial derivado del uso indebido de los servicios, incluyendo infracción de estos términos o de los términos adicionales. Esta obligación de indemnización incluye costas, gastos legales y honorarios profesionales.

18.          Medidas Correctivas ante Infracciones

Grupo OET podrá tomar medidas correctivas, incluyendo la eliminación de contenido, suspensión o cancelación del servicio, cuando:

(i) Se detecten violaciones a las políticas de seguridad

(ii) El contenido del Usuario infrinja los presentes Términos o cualquier disposición legal;

(iii) Se afecten derechos de terceros o se genere riesgo legal para Grupo OET;

(iv) El contenido, uso o actividad sea contrario a la ley, el orden público o las buenas costumbres.

19.          Suspensión o Terminación del Acceso

Grupo OET podrá suspender o cancelar el acceso del Usuario en los siguientes eventos:

(i) Incumplimiento grave o reiterado de los presentes términos o de los términos adicionales específicos;

(ii) Requerimiento legal o judicial que lo ordene;

(iii) Actividades que generen daño o riesgo legal para otros Usuarios, terceros o Grupo OET.

El Usuario podrá presentar una reclamación o solicitud de revisión en caso de que considere que su cuenta ha sido suspendida o cancelada por error.

Asimismo, el Usuario podrá desistir voluntariamente del uso de los servicios en cualquier momento. Grupo OET agradecerá cualquier retroalimentación para la mejora de sus servicios.

20.          Resolución de Controversias, Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos términos se regirán e interpretarán conforme a las leyes de la República de Colombia, sin tener en cuenta los principios sobre conflictos de leyes.

Cualquier controversia será resuelta por los jueces competentes de la República de Colombia, renunciando expresamente las partes a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro.

21.          Disposiciones Generales

• Derechos no renunciables: Nada de lo dispuesto en estos términos pretende limitar derechos irrenunciables reconocidos por la ley al Usuario.
• Interpretación: En caso de conflicto entre estos términos y los términos adicionales aplicables a un servicio específico, prevalecerán estos últimos.
• Divisibilidad: La nulidad de alguna cláusula no afectará la validez del resto del documento.
• No renuncia de derechos: El no ejercicio de un derecho por parte de Grupo OET no implica renuncia al mismo.
• Modificaciones: Grupo OET podrá modificar estos términos por razones comerciales, técnicas, legales o de seguridad. En caso de cambios sustanciales, se notificará con antelación razonable. Si el Usuario no está conforme con las modificaciones, podrá dejar de utilizar los servicios y cancelar su cuenta.

22.          Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

22.1 En virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y normatividad que los modifica, contempla o adiciona; el Usuario autoriza expresamente a Grupo OET como responsable del tratamiento de datos personales, a recolectar, usar, circular, suprimir, transferir o transmitir los datos personales del Usuario con fines contractuales, administrativos, financieros, comerciales y los fines necesarios para la ejecución del presente servicio.

22.2 De igual forma, el Usuario autoriza a Grupo OET, para que con ocasión de los servicios, y en general cualquier tipo de obligación contraída hasta la fecha o que se contraiga en adelante con Grupo OET, pueda utilizar sus datos personales para la elaboración de bases de datos con fines comerciales o publicitarios.

22.3 Cuando sea necesaria la actualización, modificación, supresión o revocatoria de la autorización de datos personales del Usuario, otorgado en virtud del presente contrato, el Usuario podrá́ acudir a mecanismos de atención al cliente, con el fin de solicitar la gestión correspondiente. En cuyo caso, Grupo OET dará respuesta de acuerdo con los términos y condiciones definidos en las disposiciones legales aplicables y/o de acuerdo a lo establecido en la política de tratamiento de datos personales publicada en la página web www.grupooet.com. Particularmente el Usuario tendrá́ derecho de: (i). conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; (ii). solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable o encargado del Tratamiento de datos, salvo cuando haya lugar a las excepciones señaladas en las disposiciones legales mencionadas, en relación con las cuales no es necesaria la autorización correspondiente; (iii). ser informado por parte del responsable o encargado del tratamiento de datos, sobre la finalidad o uso que se le dará́ a dichos datos; (iv). revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, siempre y cuando no tenga una obligación legal o contractual que lo obligue a permanecer en la base de datos; (v) acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

23.          Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

23.1 El Usuario declara de manera voluntaria que: (i). los recursos utilizados para la contratación del presente servicio, al igual que sus ingresos, no provienen de alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano vigente y en cualquier otra norma penal del país donde utilice el servicio, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas; (ii). EL Usuario o sus socios, accionistas o administradores, no tienen registro negativo en listas de control de riesgo de lavado de activos y aquellas establecidas por los organismos correspondientes en la lucha anticorrupción y financiación al terrorismo nacionales o internacionales que defina Grupo OET y que puedan ser consultadas por está; (iii). en desarrollo de su actividad comercial, no incurre en alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra normal que lo modifique o adicione y en consecuencia, se obliga a responder frente a Grupo OET y/o terceros por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia de estas afirmaciones.

23.2 EL Usuario se obliga con Grupo OET a entregar información veraz y verificable y a actualizar su información personal, corporativa, societaria o institucional (según aplique), así́ como la información comercial y financiera, cada vez que haya cambios en la misma y en los eventos en que lo solicite Grupo OET, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos.

23.3 El incumplimiento de la presente Cláusula facultará a Grupo OET para dar por terminada, de manera inmediata y unilateral, cualquier relación comercial vigente con El Usuario, sin que haya lugar al reconocimiento de perjuicios, indemnizaciones o compensaciones de ninguna naturaleza.

24.          Política de Privacidad.

24.1 Grupo OET S.A.S., identificado con NIT 830.076.669-4 con domicilio en la ciudad de Bogotá, Colombia, informa que en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, ha adoptado la política para el tratamiento de datos personales que se encuentra publicada en la página web www.grupooet.com la cual describe las finalidades, derechos de los titulares y procedimientos disponibles para ejercerlos.