Última actualización: 01 de julio de 2025.
- Objeto de los Términos y Condiciones
El presente documento establece los términos y condiciones bajo los cuales el usuario (en adelante, el “Usuario”) podrá acceder y utilizar los servicios ofrecidos por Grupo OET S.A.S. (en adelante, “Grupo OET”).
Estos términos complementan y hacen parte de la relación jurídica entre Grupo OET y el Usuario, y describen los derechos y obligaciones de ambas partes al utilizar nuestros servicios. En particular, se definen los siguientes aspectos:
- a. Obligaciones de Grupo OET: cómo prestamos, desarrollamos y mejoramos nuestros servicios.
- b. Obligaciones del Usuario: reglas de uso adecuado de los servicios.
- c. Propiedad intelectual: derechos sobre el contenido disponible en nuestras plataformas.
- d. Solución de conflictos: mecanismos ante controversias o incumplimientos.
- e. Consentimiento: uso de los servicios implica la aceptación expresa de estos términos.
- f. Política de tratamiento de datos personales: si bien no forma parte de este documento, recomendamos su lectura para conocer cómo tratamos tu información personal conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable.
2. Información del Prestador de Servicios
Los servicios son prestados por:
Grupo OET S.A.S.
Sociedad por Acciones Simplificada domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C.,
República de Colombia, conforme a la legislación colombiana.
Dirección: Carrera 13 No. 76 – 12 Oficina 101, Bogotá D.C.
Teléfono: (601) 9160800
Sitio web: www.grupooet.com
Correo: contacto@grupooet.com
3. Requisitos de Edad Mínima
El uso de los servicios está restringido a personas mayores de dieciocho (18) años. En caso de no cumplir con este requisito, queda prohibido el acceso y uso de los mismos.
4. Relación Jurídica con Grupo OET
Al utilizar las aplicaciones de Grupo OET, el Usuario acepta y se adhiere a estos Términos. Dicha relación se rige por los presentes términos, el contrato de prestación de servicios (SAS) Avansat, documentos Anexos y se materializa con el uso efectivo de los servicios.
Los términos aplican tanto si el Usuario accede directamente a los servicios de Grupo OET como si lo hace a través de un tercero con el cual tenga una relación contractual (cliente, proveedor, aliado, entre otros).
5. Servicios Prestados
Grupo OET presta servicios tecnológicos en la nube dirigidos al sector de transporte de carga, logística y asegurador en Colombia, México, Guatemala, Panamá, Chile y otros países de la Región. Los servicios incluyen, sin limitarse a:
- Aplicaciones Avansat TMS en sus versiones Básico, Pyme, Empresarial, Gestión Logística, Financiero y Carga.
- Plataformas: Administración de Seguros (ADS) – Parque Automotor Disponible (PAD) – Redistica – Evaluación y Mejoramiento Empresarial (EME) – Sistema de Planeación y Gestión (SPG)
- Servicios integrados entre las aplicaciones y plataformas mencionadas
6. Evolución y Mejora de los Servicios
Grupo OET se reserva el derecho de introducir mejoras, funcionalidades adicionales y nuevas tecnologías en sus servicios, incluyendo desarrollos en inteligencia artificial y automatización de procesos. Tales mejoras podrán ser implementadas sin necesidad de notificación previa, salvo disposición legal en contrario.
7. Políticas de Seguridad de la Información para Usuarios Finales
7.1. Responsabilidades del Usuario en Seguridad
El Usuario se compromete a:
- Gestión de credenciales: Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (usuario y contraseña)
- Contraseñas seguras: Utilizar contraseñas robustas que cumplan con los estándares de seguridad establecidos
- Acceso autorizado: No compartir sus credenciales con terceros no autorizados
- Notificación de incidentes: Reportar inmediatamente cualquier sospecha de compromiso de seguridad
- Actualización de información: Mantener actualizada su información de contacto para recibir alertas de seguridad
- Cierre de sesión: Cerrar sesión al finalizar el uso de las aplicaciones, especialmente en equipos compartidos
7.2. Uso de Dispositivos y Conexiones
El Usuario debe:
- Utilizar dispositivos seguros y actualizados para acceder a las aplicaciones
- Evitar el acceso desde redes públicas no seguras para operaciones sensibles
- Mantener actualizado el software antivirus en sus dispositivos
- No utilizar dispositivos compartidos o públicos para acceder a información confidencial
7.3 Protección de Datos
El Usuario se obliga a:
- Reportar cualquier pérdida o exposición accidental de datos
- No almacenar datos sensibles en dispositivos no autorizados
- Cumplir con las políticas de clasificación y manejo de información
- No realizar capturas de pantalla o copias no autorizadas de información confidencial
8. Obligaciones del Usuario
El acceso y uso de los servicios implica la aceptación expresa de los siguientes compromisos:
8.1. Cumplimiento normativo y contractual
El Usuario se obliga a respetar estos términos, así como las condiciones específicas de cada servicio y las políticas de seguridad establecidas.
8.2. Uso adecuado de cuentas
- Está prohibida la creación de múltiples cuentas con fines indebidos, elusión de restricciones, automatización o comercialización de cuentas.
- La creación de cuentas mediante sistemas automatizados está expresamente prohibida.
8.3. Conductas prohibidas
El Usuario se abstendrá de:
- Difundir software malicioso, virus, troyanos u otros elementos perjudiciales.
- Acceder a cuentas de terceros sin autorización o suplantar identidades.
- Utilizar los servicios para realizar fraudes, engañar usuarios o vulnerar datos.
- Involucrar menores de edad, directa o indirectamente.
- Infringir derechos de autor, marcas, patentes u otros derechos de propiedad intelectual.
- Acosar, intimidar o amenazar a otros usuarios.
- Realizar o promover actividades ilícitas mediante nuestros servicios.
8.4. Respeto y convivencia
El Usuario deberá mantener una conducta respetuosa hacia otros usuarios y Grupo OET.
Esto incluye:
- Cumplir la normativa vigente.
- No causar daño ni interferir con el funcionamiento de los servicios.
- No incurrir en conductas abusivas, difamatorias o agresivas.
8.5 Permiso sobre contenido
Si el Usuario decide subir, transferir o compartir contenido a través de los servicios, declara contar con los derechos necesarios y garantiza que dicho contenido no vulnera ninguna disposición legal ni derechos de terceros.
8.6 Otras Obligaciones del Usuario
8.6.1 Emplear los servicios de conformidad con la ley, de tal manera que EL Usuario sea el único responsable por el uso que le dé al servicio y a la información que registra en la aplicación.
8.6.2 Ajustar y adquirir los equipos que utilice o vaya a utilizar para el uso del servicio, de acuerdo con las
instrucciones técnicas entregadas por Grupo OET, en especial aquellas referentes a las conexiones a Internet, las cuales corren por cuenta de EL Usuario.
8.6.3 Nombrar un funcionario o funcionarios como usuario(s) líder(es) encargados de: a.) Gestionar la cuenta de administración del sistema (superusuario) entregada por Grupo OET, b.) Gestionar ante Grupo OET los nuevos requerimientos que tenga el Usuario con respecto a la Aplicación, c.) Coordinar con Grupo OET el proceso de implementación de la Aplicación, d.) Gestionar la capacitación de nuevos funcionarios del Usuario que vayan a utilizar la Aplicación, d.) Administrar las cuentas de usuario, perfiles, niveles de autorización y filtros de la Aplicación, e.) Informar a los usuarios finales sobre las mejoras y actualizaciones reportadas por Grupo OET, Y F.) Gestionar ante Grupo OET la entrega de copias de seguridad de la información.
8.6.4 Reportar a Grupo OET oportunamente y por escrito el cambio del administrador del sistema.
8.6.5 Respetar los sistemas y normas de seguridad, incluyendo el uso de claves, identificación y otros, y responder porque las personas asignadas para la manipulación del servicio tengan la idoneidad, honorabilidad y calidades profesionales y humanas necesarias para evitar daños culposos o dolosos en los equipos o sistemas de propiedad de Grupo OET o de sus clientes o una mala utilización de la información almacenada en la Aplicación.
8.6.6 Hacer uso adecuado y responder por cualquier violación de las claves correspondientes a los usuarios del sistema asignados a EL Usuario. El Usuario es responsable de asignar los usuarios y contraseñas que tendrán acceso a la Aplicación.
8.6.7 En caso de presentarse fallas en los servicios, verificar que sus propios elementos, equipos o sistemas y los que no sean suministrados por Grupo OET se encuentren en buen estado y funcionando, antes de hacer cualquier reporte de daños a Grupo OET a fin de evitar pérdida de tiempo y gastos innecesarios.
8.6.8 Emplear las medidas de seguridad del caso para mantener la confidencialidad de la información que transmite, siempre que ésta fuere necesaria.
8.6.9 Contar con las autorizaciones correspondientes sobre la información que incluya, modifique o manipule utilizando La Aplicación en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y normatividad aplicable en la protección de datos personales, por cuanto el Usuario actúa como responsable de tratamiento de datos personales, así como responder en caso de que Grupo OET se vea sometido a cualquier demanda o reclamación por incumplimiento de esta obligación.
8.6.10 Atender a lo establecido en el ANEXO 1. ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (ANS) PARA SERVICIOS DE APLICACIONES (ASP)
9. Gestión de Incidentes de Seguridad
9.1. Reporte de Incidentes
El Usuario debe reportar inmediatamente cualquier incidente de seguridad a través de los canales establecidos por Grupo OET incluyendo:
- Accesos no autorizados sospechosos
- Pérdida o robo de credenciales
- Comportamiento anómalo en las aplicaciones
- Intentos de phishing o ingeniería social
9.2. Procedimiento de Respuesta
Grupo OET implementará las medidas necesarias para investigar y resolver los incidentes reportados, pudiendo incluir la suspensión temporal del acceso como medida preventiva.
10. Propiedad Intelectual
EL Usuario se abstendrá de usar o explotar de cualquier forma los derechos de propiedad intelectual de Grupo OET, incluidos sus signos distintivos (es decir, marcas, enseñas y lemas comerciales), patentes de invención, modelos de utilidad, diseños industriales y todos aquellos de los que tenga conocimiento por razón de la prestación del servicio o por cualquier otra causa. Así mismo, se abstendrá de publicar o explotar económicamente las copias o reproducciones que les sean remitidas por Grupo OET (tales como textos, grabaciones, fotos, creaciones, contratos, etc.)
La propiedad Intelectual de La Aplicación y el material, idea, concepto, conocimiento («Know How») o técnica relacionada con la misma será de propiedad de Grupo OET, en especial los derechos de autor sobre el código fuente, soporte lógico, manuales y documentación complementaria que conforman La Aplicación.
El uso de los servicios no transfiere al Usuario ningún derecho de propiedad intelectual sobre los mismos, salvo la licencia de uso limitada, revocable, no exclusiva e intransferible otorgada por Grupo OET para acceder a los servicios conforme a estos términos.
La información o contenido que el Usuario introduzca en las plataformas seguirá siendo de su titularidad.
11. Uso de los Servicios de Grupo OET
El Usuario será el único responsable por el uso que realice de su cuenta dentro de los servicios prestados por Grupo OET. En consecuencia, deberá adoptar todas las medidas necesarias para proteger su cuenta y credenciales de acceso. Se recomienda utilizar de forma periódica las herramientas de revisión de seguridad ofrecidas por Grupo OET.
Grupo OET almacenará la información registrada por el Usuario en sus aplicaciones por un período de cinco (05) años, contados a partir de su recolección o de la última interacción del Usuario con los servicios. Vencido dicho término, la información podrá ser eliminada de conformidad con la legislación vigente. El Usuario podrá solicitar el acceso a su información correspondiente a los últimos cinco (05) años, identificándose mediante un ID y dirigiéndose al área de soporte de Grupo OET o escribiendo al correo electrónico contacto@grupooet.com. Esta solicitud será atendida dentro del plazo legal establecido.
12. Uso de los Servicios en Representación de una Persona Jurídica
En caso de que los servicios sean utilizados en nombre y representación de una persona jurídica, se deberán observar las siguientes consideraciones:
12.1. El representante legal o apoderado debidamente facultado acepta expresamente estos Términos y Condiciones en nombre de la entidad con la suscripción del respectivo contrato de prestación de servicios y el uso de las aplicaciones de Grupo OET.
12.2. El administrador del sistema podrá asignar cuentas a los usuarios internos de la organización y establecer políticas adicionales, incluyendo el acceso, control y desactivación de las cuentas asignadas.
12.3 Se deben cumplir las políticas corporativas de seguridad de la información.
13. Comunicaciones Relacionadas con los Servicios
Para la correcta prestación de los servicios, Grupo OET podrá enviar al Usuario notificaciones técnicas, administrativas y comerciales, incluyendo anuncios de servicio.
Para más información sobre el tratamiento de datos personales y comunicaciones, se deberá consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales de Grupo OET S.A.S.
En caso de que el Usuario remita a Grupo OET sugerencias, comentarios o propuestas de mejora, estos podrán ser utilizados sin que ello genere obligación alguna a cargo de Grupo OET, ni derecho de compensación al Usuario.
14. Propiedad Intelectual sobre los Servicios
El Usuario no podrá copiar, modificar, distribuir, vender, alquilar ni utilizar con fines comerciales ninguna parte de los servicios, del software, ni de los activos intangibles protegidos (como marcas, know-how, código fuente, entre otros), salvo autorización expresa y escrita de Grupo OET.
Grupo OET le otorga al Usuario una LICENCIA DE USO de la Aplicación, en virtud de la cual podrá utilizar, tener acceso, mostrar, ejecutar o de otra manera interactuar con la aplicación en cualquier equipo, computadora, estación de trabajo, terminal, celular u otro dispositivo electrónico digital, que tenga acceso a Internet. Durante la utilización de la Aplicación, El Usuario podrá incluir, modificar, eliminar y consultar información.
14.1 La LICENCIA DE USO impone las siguientes limitaciones a El Usuario:
14.1.1 El Usuario no podrá modificar el código fuente, utilizar técnicas de ingeniería inversa, descompilar ni desensamblar La Aplicación.
14.1.2 El Usuario no podrá alquilar ni arrendar La Aplicación.
14.1.3 El DERECHO DE USO sobre la Aplicación se concede como producto único. Sus partes componentes no pueden separarse para su utilización independiente ni para combinarlo con programas o aplicaciones distintas, salvo que las partes acuerden la posibilidad de combinarlo con programas o aplicaciones distintas, acuerdo que deberá constar en un otrosí firmado por las partes.
14.1.4 Grupo OET se reserva todos los derechos que no se conceden expresamente.
14.1.5 Asimismo, queda expresamente prohibido realizar ingeniería inversa, descompilación o cualquier intento de obtener el código fuente de los servicios prestados.
15. Garantía sobre los Servicios
Grupo OET presta sus servicios con un nivel de diligencia y competencia razonables, de acuerdo con los estándares del sector. En caso de que el Usuario considere que los servicios no cumplen con dichos estándares, deberá notificarlo oportunamente a Grupo OET, quien intentará resolver la situación de manera diligente.
16. Exclusión de Garantías
Las únicas garantías aplicables a los servicios de Grupo OET serán aquellas expresamente:
- Incluidas en la cláusula anterior
- Establecidas en el contrato de prestación de servicios suscrito con la empresa que contrata los servicios
- Mencionadas en términos adicionales específicos
- O previstas por la legislación vigente
Grupo OET no otorga garantías implícitas, incluyendo, pero sin limitarse a, garantías de comerciabilidad, adecuación a un fin específico o ausencia de infracción.
17. Responsabilidad
Grupo OET responderá únicamente por los daños que sean consecuencia directa de un incumplimiento de estos términos, en la medida en que lo permita la legislación aplicable.
El Usuario se obliga a mantener indemne a Grupo OET, sus representantes, empleados y contratistas frente a cualquier reclamación, demanda, sanción o procedimiento judicial derivado del uso indebido de los servicios, incluyendo infracción de estos términos o de los términos adicionales. Esta obligación de indemnización incluye costas, gastos legales y honorarios profesionales.
18. Medidas Correctivas ante Infracciones
Grupo OET podrá tomar medidas correctivas, incluyendo la eliminación de contenido, suspensión o cancelación del servicio, cuando:
(i) Se detecten violaciones a las políticas de seguridad
(ii) El contenido del Usuario infrinja los presentes Términos o cualquier disposición legal;
(iii) Se afecten derechos de terceros o se genere riesgo legal para Grupo OET;
(iiii) El contenido, uso o actividad sea contrario a la ley, el orden público o las buenas costumbres.
19. Suspensión o Terminación del Acceso
Grupo OET podrá suspender o cancelar el acceso del Usuario en los siguientes eventos:
(i) Incumplimiento grave o reiterado de los presentes términos o de los términos adicionales específicos;
(ii) Requerimiento legal o judicial que lo ordene;
(iii) Actividades que generen daño o riesgo legal para otros Usuarios, terceros o Grupo OET
El Usuario podrá presentar una reclamación o solicitud de revisión en caso de que considere que su cuenta ha sido suspendida o cancelada por error.
Asimismo, el Usuario podrá desistir voluntariamente del uso de los servicios en cualquier momento. Grupo OET agradecerá cualquier retroalimentación para la mejora de sus servicios.
20. Resolución de Controversias, Ley Aplicable y Jurisdicción
Estos términos se regirán e interpretarán conforme a las leyes de la República de Colombia, sin tener en cuenta los principios sobre conflictos de leyes.
Cualquier controversia será resuelta por los jueces competentes de la República de Colombia,renunciando expresamente las partes a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro.
21. Disposiciones Generales
Derechos no renunciables: Nada de lo dispuesto en estos términos pretende limitar derechos irrenunciables reconocidos por la ley al Usuario.
- Interpretación: En caso de conflicto entre estos términos y los términos adicionales aplicables a un servicio específico, prevalecerán estos últimos.
- Divisibilidad: La nulidad de alguna cláusula no afectará la validez del resto del documento.
- No renuncia de derechos: El no ejercicio de un derecho por parte de Grupo OET no implica renuncia al mismo.
- Modificaciones: Grupo OET podrá modificar estos términos por razones comerciales, técnicas, legales o de seguridad. En caso de cambios sustanciales, se notificará con antelación razonable. Si el Usuario no está conforme con las modificaciones, podrá dejar de utilizar los servicios y cancelar su cuenta.
22. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
22.1 En virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y normatividad que los modifica, contempla o adiciona; el Usuario autoriza expresamente a Grupo OET como responsable del tratamiento de datos personales, a recolectar, usar, circular, suprimir, transferir o transmitir los datos personales del Usuario con fines contractuales, administrativos, financieros, comerciales y los fines necesarios para la ejecución del presente servicio.
22.2 De igual forma, el Usuario autoriza a Grupo OET, para que con ocasión de los servicios, y en general cualquier tipo de obligación contraída hasta la fecha o que se contraiga en adelante con Grupo OET, pueda utilizar sus datos personales para la elaboración de bases de datos con fines comerciales o publicitarios.
22.3 Cuando sea necesaria la actualización, modificación, supresión o revocatoria de la autorización de datos personales del Usuario, otorgado en virtud del presente contrato, el Usuario podrá́ acudir a mecanismos de atención al cliente, con el fin de solicitar la gestión correspondiente. En cuyo caso, Grupo OET dará respuesta de acuerdo con los términos y condiciones definidos en las disposiciones legales aplicables y/o de acuerdo a lo establecido en la política de tratamiento de datos personales publicada en la página web www.grupooet.com. Particularmente el Usuario tendrá́ derecho de: (i). conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; (ii). solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable o encargado del Tratamiento de datos, salvo cuando haya lugar a las excepciones señaladas en las disposiciones legales mencionadas, en relación con las cuales no es necesaria la autorización correspondiente; (iii). ser informado por parte del responsable o encargado del tratamiento de datos, sobre la finalidad o uso que se le dará́ a dichos datos; (iv). revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, siempre y cuando no tenga una obligación legal o contractual que lo obligue a permanecer en la base de datos; (v) acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
23. Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
23.1 El Usuario declara de manera voluntaria que: (i). los recursos utilizados para la contratación del presente servicio, al igual que sus ingresos, no provienen de alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano vigente y en cualquier otra norma penal del país donde utilice el servicio, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas; (ii). EL Usuario o sus socios, accionistas o administradores, no tienen registro negativo en listas de control de riesgo de lavado de activos y aquellas establecidas por los organismos correspondientes en la lucha anticorrupción y financiación al terrorismo nacionales o internacionales que defina Grupo OET y que puedan ser consultadas por está; (iii). en desarrollo de su actividad comercial, no incurre en alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra normal que lo modifique o adicione y en consecuencia, se obliga a responder frente a Grupo OET y/o terceros por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia de estas afirmaciones.
23.2 EL Usuario se obliga con Grupo OET a entregar información veraz y verificable y a actualizar su información personal, corporativa, societaria o institucional (según aplique), así́ como la información comercial y financiera, cada vez que haya cambios en la misma y en los eventos en que lo solicite Grupo OET, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos.
23.3 El incumplimiento del numeral (21) de estos términos y condiciones de uso faculta a Grupo OET para terminar de manera inmediata y unilateral cualquier tipo de relación comercial que tenga con El Usuario.
24. Política de Privacidad.
24.1 Grupo OET S.A.S., identificado con NIT 830.076.669-4 con domicilio en la ciudad de Bogotá, Colombia, informa que en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, ha adoptado la política para el tratamiento de datos personales que se encuentra publicada en la página web www.grupooet.com la cual describe las finalidades, derechos de los titulares y procedimientos disponibles para ejercerlos